Una buena guía:
Lo principal como hemos dicho es la definición del objetivo, ¿qué queremos
conseguir en la presentación?
Los temas a tratar: escribir todas aquellas ideas que nos vienen a la cabeza sin
intentar dar ningún orden ni concierto. Eso lo haremos después.
Identificar dos o tres puntos clave para alcanzar el objetivo. Hacer un
análisis riguroso de los puntos principales. Preguntarnos constantemente ¿esto
apoya el objetivo? Si no es así, descartémoslo.
Como hemos visto en el Curso de Presentaciones Profesionales lo mejor será no
incluir más de tres o cuatro puntos principales. ¿Por qué?
Olvidamos fácilmente la información, y demasiados puntos confunden a nuestro
auditorio. Reflexionemos sobre que es lo que queremos que cale en el mismo.
Por ejemplo si debo realizar una
presentación sobre la importancia y el impacto de los medios audiovisuales
podría plantear tres puntos principales como son: ventajas de los medios,
inconvenientes y utilización de los mismos.
Una vez tengo claros los puntos principales
incluiré en los mismos sub-puntos que
considere claves, por ejemplo:
Ventajas del ordenador: Económico,
versátil, innovador, flexible…
Inconvenientes: conocimiento sistemas informáticos
actuales, necesidad de una sala adecuada, visibilidad garantizada, acústica
adecuada, electricidad…
Utilización: cada uno de los pasos que deben seguirse,
cuidar el exceso o defectos, los colores…
Desarrollar
los puntos clave y los sub-puntos.
Organizar
la presentación: ¿qué orden voy a
seguir?
Existen diversos tipos de organización,
entre ellas encontramos el más común y clásico como es la división del tema por
puntos. En primer lugar.. en segundo…
También encontramos otros tipos como son:
Orden cronológico:
exponer el tema tal y como sucedieron las cosas, fechadas en el tiempo.
Orden espacial:
según su localidad geográfica o espacial.
Orden de importancia:
de más a menos o al revés.
Inductivo o deductivo:
de lo general a lo específico o viceversa.
…
La introducción y el resumen lo dejaré para el
final. Son dos puntos muy delicados en cualquier comunicación. Las personas nos
quedamos con el principio y el final, debemos estudiar a fondo tanto el atraer
la atención como los beneficios que les llevará a la “acción”.
Incluir en cada punto principal el material de apoyo y las transiciones.
Nos referimos como material de apoyo (ilustraciones) tanto a los Medios Audiovisuales
como a aquel material que nos sirva para clarificar, apoyar nuestro mensaje o
argumentar el mismo. Por ejemplo puedo
incluir:
Anécdotas:
hecho real y curioso que tiene relación con el tema a tratar, breve y
significativo.
Descripción
de escenas: describir escenas que atraigan la atención (ejemplo:
“imaginaros que os encontráis realizando vuestra presentación, el auditorio os
mira sonriendo, todos los asientos han sido ocupados…). Es una escena
hipotética, una imagen verbal que evoca una situación en la mente del
auditorio, induce a los oyentes a la participación desde el primer momento.
Una
cita célebre: si provienen de una autoridad reconocida
en el tema los resultados son aún mayores. Es importante señalar “quien” es la
autoridad, si no estamos seguros de que van a ser reconocidos indicaremos los
méritos de dicha celebridad.
} Sé breve en tus razonamientos, que ninguno hay gustoso si es
largo. (Miguel de Cervantes Saavedra (1547-1616)
} Una pregunta retórica: ¿Por
qué debemos cambiar si hasta hoy nos ha ido bien en la organización? Este tipo
de preguntas atrae rápidamente la atención del auditorio y le llama a participar,
ya que el auditorio capta la pregunta y reflexiona sobre la misma.
} Utilización de
metáforas: compara un
término real con otro en sentido imaginario. Por ejemplo, “debemos pensar en el
desarrollo de la presentación como en la construcción de una casa, no podemos
comenzar a construirla por el tejado”.
} Comparaciones: nos
van a ayudar sobre todo a la hora de descripción
de objetos, de sucesos… ¿qué diferencias encontramos entre las dos estrategias?
} Ejemplos: son la mejor garantía para asegurar la comprensión y la
atención. Clarifican, dan seguridad, confianza y nos avalan en la comunicación.
Sin duda son en muchas ocasiones una gran economía del lenguaje.
} Otros elementos como:
maquetas, folletos…
Todos los apoyos mencionados (ilustraciones) perderán su efectividad si los utilizamos
incorrectamente, es decir:
} Continuamente y sin ningún objetivo
} Si no existe relación entre la cita y el
tema tratado.
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