La gestión de tesorería: el manejo del dinero en la empresa

3.1.  La tesorería como parte de la gestión del circulante

La gestión de tesorería es el concepto más puramente financiero de todos los incorporados en la gestión del circulante, por ello analizaremos con más detalle su composición y problemática.

Comencemos definiendo qué incluye el concepto de tesorería. Una primera aproximación podría establecerse como las partidas que reflejan dinero dentro del balance, pero dicha definición es altamente inexacta, ya que todas las partidas que aparecen en un balance están representando dinero, en el convencimiento de que todas las actuaciones empresariales se convierten en dinero con mayor o menor rapidez.

La tesorería incluye todas las partidas del activo del balance que suponen efectivamente manejo de fondos, como son la caja y los bancos, así como aquellas cuentas de inversión financiera a corto plazo.

Pero no acaba aquí la extensión del término tesorería, puesto que también debe incorporar aquellas partidas de financiación que suponen una gestión a corto de los recursos, lo que habitualmente se denomina financiación bancaria a corto plazo.

Y aún puede extenderse más el concepto, ya que la separación entre financiación a corto plazo y financiación a largo plazo es una mera convención contable para el reflejo patrimonial de las deudas de una empresa, pero que no suponen una disociación en la gestión de las figuras financieras que la componen; como sucede con las partidas de inversión financiera a largo plazo, cuya gestión no es diferencial de la de corto plazo.

Por lo tanto, puede establecerse que bajo la acepción de gestión de tesorería se incluye todo aquello que supone gestión de las partidas que están reflejando dinero efectivo en el balance de una compañía, ya sean de activo o de pasivo y de corto o largo plazo.

En cualquier caso, cuando se habla de la gestión de la tesorería o de la gestión del dinero en la empresa, no es correcto limitarse a una visión estática, como se refleja en un balance, sino que hay que incorporar el movimiento típico de la circulación del dinero. Para ello aplicaremos el modelo de flujo de fondos.

La empresa como flujo de fondos

El modelo de flujo de fondos supone una forma homogénea de representar cualquier empresa, o cualquier tipo de organización que maneje dinero, independientemente de su actividad, organización, expansión geográfica, productos que fabrica o comercializa, etc., como se refleja en la figura 5.

El esquema reflejado en la figura representa, en la forma más sencilla posible, la dinámica de movimiento de dinero en la empresa. El modelo puede sofisticarse, pero es preferible, para introducir el concepto de flujo de fondos, utilizarlo lo más esquemático posible.

Se representan en él los tres grandes grupos de terceros con los que se relaciona la empresa y con los que se producen transacciones monetarias:Figura 5

·       Clientes: entendidos, en sentido amplio, como todos aquellos que proporcionan entradas de fondos a la empresa, ya sean habituales o no.

·       Proveedores: todos los que provocan salidas de dinero de la empresa, ya sea por suministro de bienes o servicios, trabajo, impuestos, etc.

·       Entidades financieras: cualquier tipo de entidad que suministre financiación o canalice inversiones de fondos, sea cual sea su razón social (bancos, cajas de ahorro, sociedades de financiación, etc.)

El concepto de flujo de fondos, soportado por el modelo, quiere representar la dinámica de circulación del dinero en la empresa, lo que incorpora una serie de características:

·       La circulación de los fondos en la empresa supone un flujo continuo que suele tener altibajos en su volumen y frecuencia, pero raramente discontinuidades.

·       Para que se produzca el fluir de los fondos debe existir dinero en los depósitos de clientes, proveedores y tesorería, así como en los conductos que los comunican. El volumen de fondos existente en dichos depósitos y conductos representa una inmovilización de fondos.

·       La alteración en el funcionamiento de cualquiera de las partes del sistema se transmite rápidamente a las demás por el propio flujo de fondos.

·       El modelo suele aceptar espontáneamente los incrementos del volumen de fondos manejado, pero presenta resistencia a las disminuciones del mismo, siendo una tarea laboriosa drenar fondos del circuito.

Como puede apreciarse el concepto de flujo de fondos incorpora una dinamicidad a la gestión del dinero que supone un diferencial con otros modelos estáticos clásicos.

Frente a la idea tradicional de control de la tesorería mediante ratios y nivel de gasto financiero, el concepto de flujo de fondos supone un cambio drástico en los métodos de gestión, que incorpora tres características básicas:

·       Dinamismo: el dinero dentro de la empresa está en continuo movimiento, lo que supone que deben adoptarse medidas de control dinámicas que sean capaces de adaptarse al propio flujo de fondos.

La movilidad y agilidad de los circuitos monetarios hacen inútiles o poco adecuados controles de tipo estático que analizan la situación cada cierto espacio de tiempo.

Para poder intervenir y actuar sobre el flujo de fondos en una compañía, el departamento de tesorería debe adaptarse al ritmo del flujo y asumir que está en continuo cambio.

·       Visión global: para comprender y gestionar el flujo de fondos en la empresa es ineludible su visión desde un punto de vista global. En tanto en cuanto cualquier alteración en una parte del circuito se trasmite rápidamente a las demás, no puede renunciarse a ninguna parcela del mismo.

Cualquier área implicada en el flujo de monetario forma parte inseparable del mismo y, por lo tanto, debe analizarse bajo los parámetros y controles establecidos por esta filosofía.

·       Anticipación: la integración y rapidez del flujo monetario fuerzan a dar un cambio radical a las técnicas de gestión del mismo. Una actitud reactiva ante los problemas o desviaciones detectadas supone llegar tarde a su solución y asumir costes que podrían ser evitados con una actitud proactiva.

La anticipación es fundamental, ya que, cuando se trabaja con dinero, el tiempo de actuación está muy limitado por los instrumentos bancarios, las operaciones financieras, los mercados financieros, etc. Para poder solucionar lo que ocurra hoy en una cuenta bancaria la mejor opción es haberlo hecho ya hace unos días, cuantos más mejor.

La integración de los tres conceptos hace que el cambio en la actitud del departamento de tesorería sea drástico; hay que levantar la vista y ampliar el horizonte, buscando actuar, en todo momento, con anticipación sobre el comportamiento del flujo de fondos, intentando ser quien marque las pautas de actuación y funcionamiento.

3.2. El presupuesto de tesorería

Desde el punto de vista de la tesorería, la necesidad de visión global y de anticipación, que incorpora la visión de la empresa como flujo de fondos, hace necesaria la utilización de un instrumento que integre toda la información sobre el flujo monetario y la muestre desde la perspectiva adecuada. Ese instrumento es el presupuesto de tesorería.

LOS OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE TESORERÍA ·       Gestionar: - La coordinación de los flujos monetarios                                - La obtención de recursos financieros                                - La negociación bancaria ·       Planificar: - Las políticas de circulante                                - Las políticas de inversión en activo fijo                                - El riesgo financiero ·       Controlar: - Las desviaciones presupuestarias                                 - Las desviaciones en cargas financieras

El presupuesto de tesorería puede definirse como la herramienta de gestión que permite enlazar la actividad diaria con la realidad del resto de la empresa.

Su función es recoger la información de gestión de toda la empresa y transformarla en cobros y pagos, o mejor aún, en entradas y salidas de dinero de la empresa, dotando de esa manera de perspectiva a la gestión de tesorería en la empresa.

En esta dinámica, el presupuesto de tesorería es un eslabón de la cadena presupuestaria de la empresa que incorpora unas características especiales:

·       Es el punto final de toda la cadena presupuestaria, cumpliendo con la tarea de integrador de todos los demás, como se refleja en la figura 6.

·       Puesto que incorpora la visión del departamento de tesorería, debe transformar la información contable que le llega de otras áreas en información monetaria, es decir, en entradas y salidas de dinero de la empresa.

·       La posibilidad de actuación para que se cumplan las previsiones incorporadas en el presupuesto es muy pequeña, casi nula, ya que, salvo la gestión puramente financiera, el resto de la información manejada proviene de otros departamentos, siendo muy difícil trabajar sobre ella.

En la figura 6, se aprecia como el presupuesto de tesorería se encuentra a remolque del resto de las previsiones de la compañía. Cualquier desviación, por mínima que sea, sobre las previsiones de las restantes áreas de la empresa se refleja normalmente amplificada en el flujo monetario.

Figura 6

Si a la dificultad de cumplimiento de las predicciones realizadas, basada en las previsiones de los restantes departamentos, le añadimos la imposibilidad de actuar directamente sobre la causa que lo provoca, debido a que la responsabilidad se encuentra en otros departamentos o áreas; llegaremos rápidamente a una conclusión:

EL PRESUPUESTO DE TESORERIA ES IMPOSIBLE QUE SE CUMPLA

Puesto que es imposible que se cumpla, no tiene sentido planteárselo como objetivo, sino que habrá  que contemplarlo con otra visión. ¿Cómo debemos estructurarlo, para que suministre información sobre las acciones a emprender cuando se produzcan las desviaciones? Para ello, hay que trabajar sobre su estructuración tanto conceptual como temporal.

Estructura conceptual

El resultado de sumar las entradas de fondos y restarles las salidas, proyectándolas en el tiempo, es lo que conforma el presupuesto de tesorería. La operación matemática de sumar entradas y restar salidas siempre dará lugar al mismo resultado se efectúe como se efectúe, salvo errores de cálculo.

La estructuración aquí propuesta no tiene como finalidad modificar dichos cálculos, sino ordenarlos de forma que proporcionen información relevante para actuar cuando se produzcan desviaciones. Circunstancia que obligatoriamente sucederá tarde o temprano.

La estructuración sugerida se recoge en la figura 7, e intenta reproducir, lo más fielmente posible, el modelo de flujo de fondos recogido en la figura 5.

En un afán por clasificar las distintas actuaciones a emprender ante las posibles desviaciones, establecemos tres escalones antes de llegar a incorporar la financiación:

·       Flujo de fondos operativo, entendido como la diferencia entre los cobros operativos y los pagos operativos. Considerando operativos las entradas y salidas que están relacionadas directamente con la actividad habitual de la compañía y no tienen una componente financiera.

·       Flujo de fondos extraordinario, dónde encuentran cabida todos aquellos conceptos que, sin ser habituales, tampoco son financieros, como las inversiones en activos, las desinversiones, las ventas de material accesorio, las participaciones en otras empresas, los resultados por dividendos en sociedades participadas, etc.

·       El exceso/déficit de tesorería, en relación con los cálculos anteriores, se obtiene como consecuencia de añadir la política de dinero disponible. Para ello es necesario definir los saldos iniciales y finales de caja.

Al alcanzar este punto en la estructuración del presupuesto es cuando hay que contemplar la financiación, atendiendo en primer lugar a la financiación ya contratada. Incorporando los pagos asociados a la financiación existente, atendiendo a los siguientes criterios:

·       Si se produce un exceso de tesorería, el excedente se utilizará para cancelar o disminuir el volumen de financiación existente, alterando el calendario de cobros/pagos asociado a la misma.

·       Si se produce un déficit de tesorería, habría que asumir el calendario existente para las financiaciones ya contratadas y, probablemente, contratar aún más.

Este nivel del análisis recoge las necesidades de financiación/inversión, no teniendo sentido haber incorporado los movimientos de fondos financieros hasta este momento, para poder discriminar entre las dos posibilidades planteadas.

El esquema mostrado no está cerrado; muy al contrario, es una base sobre la que cada tesorero debe definir en detalle la ubicación de sus distintas entradas y salidas de fondos, estableciendo criterios de ordenación firmes y de acuerdo con la estructura de la empresa, para que aporte líneas de actuación para la resolución de los conflictos. El presupuesto de tesorería es un presupuesto de gestión.

Todos sabemos que el pago de la nómina es un pago operativo, pero otros conceptos pueden presentar un carácter menos definido. Por ejemplo, ¿dónde se debería ubicar un descuento de letras? Parece un concepto financiero, ya que tiene intereses y supone riesgo bancario, pero también supone un anticipo sobre un cobro futuro. La respuesta a la pregunta planteada no es obvia; pero no importa, puesto que el objetivo es clarificar la actuación del tesorero y para ello deberá establecer un criterio y mantenerlo estable en el tiempo.

Exactamente igual ocurre con otros muchos conceptos, leasing, factoring, créditos documentarios, etc., sobre los que cada tesorero tendrá que definir su criterio específico.

Estructura temporal

La ordenación de los parámetros temporales pone de manifiesto una contradicción entre los conceptos de corto y largo plazo, puesto que un año puede ser corto plazo; pero analizado día a día supone un horizonte muy largo.

Para solucionar esta posible disparidad de criterios se establece no un solo documento de presupuesto de tesorería, sino, al menos, tres, como son:

·       Presupuesto anual.

·       Previsión trimestral.

·       Previsión mensual.

Las características de cada uno de ellos se describen en cuadro 4, aunque a continuación se comenten algunos aspectos de los mismos.

Una característica importante a reseñar sobre el presupuesto anual es que su horizonte es finito; es decir, el año que constituye el horizonte temporal de este presupuesto se va consumiendo a medida que transcurre el tiempo, sin posibilidades de incrementarlo hasta que no recibamos nueva información sobre la planificación del resto de la empresa. Cualquier cálculo matemático desarrollado no tendría ningún soporte lógico, ya que podríamos preguntarnos: ¿Se va a mantener la estructura de productos y precios igual que este año?, ¿No se van a alterar los procesos productivos?, ¿No se piensa acometer ninguna inversión a lo largo del próximo año?, etc.

La previsión trimestral incorpora una serie de rasgos diferenciales sobre el presupuesto anual que merece la pena analizar detalladamente:

·       El horizonte temporal no es fijo sino deslizante, de acuerdo con la actividad. Si la empresa cobra a 120 días y paga a 90 días, se puede hablar de una previsión cuatrimestral, debido a la traslación en el tiempo del vencimiento. Además, siempre se mantendrá un horizonte constante a futuro, porque las compras y ventas diarias así lo permiten.

·       La información de partida es real, no presupuestada, y además se genera continuamente, con lo cual todos los días se podría incorporar nueva información a la previsión. En este documento sí tiene sentido plantearse reelaboraciones periódicas, para incorporar la nueva información recibida.

·       La comparación entre la previsión trimestral y el presupuesto anual permite establecer el primer punto de control ante las desviaciones, estando aún por delante de la realidad. La previsión trimestral, aún siendo un dato bastante cercano a la realidad, es todavía una previsión, con un horizonte temporal que permite reaccionar con un cierto tiempo (tanto como duración tenga el horizonte de la previsión)

·       El resultado de su elaboración es definir, con bastante aproximación a la realidad, cual será la utilización previsible de las líneas de financiación, para cubrir las necesidades financieras.

La previsión mensual la constituye el mes más cercano en el tiempo de la previsión timestral, en dónde, salvo las operaciones de contado, todos los movimientos de cobro/pago estarán perfectamente definidos e, incluso, ajustados en sus días definitivos. Para este horizonte temporal se puede establecer un detalle diario de la previsión, que permita establecer, casi con toda seguridad, el flujo de fondos diario del mes más próximo.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE GESTIÓN DEL PRESUPUESTO DE TESORERÍA 1.     El presupuesto de tesorería no tiene por objetivo obtener el saldo de caja o fondos disponibles de la empresa. Dicho dato debe definirlo voluntariamente el Tesorero, siendo unos de los pocos parámetros sobre el que tiene control. 2.     La elaboración del presupuesto de tesorería está enfocada a la obtención de las necesidades de financiación/inversión de la compañía, de acuerdo con los objetivos establecidos en toda la empresa. 3.     Es imposible que se cumpla, puesto que depende de las actuaciones realizadas por el resto de la empresa y cualquier variación sobre los mismos le repercute directamente. 4.     En tanto en cuanto es imposible que se cumpla, debe estar preparado para suministrar información de gestión cuando no se cumpla; es decir, proporcionar información sobre las acciones a emprender cuando se produzcan desviaciones.

3.3. La posición de tesorería

Podría definirse la posición de tesorería como el detalle máximo del presupuesto de tesorería, ya que supone el mayor grado de definición que puede alcanzarse en cuanto al flujo monetario en la empresa.

Aunque el presupuesto de tesorería, incluso en su versión más detallada como es la previsión mensual, pueda aportar información sobre el flujo de fondos que circula por la empresa diariamente, siempre lo expresa de forma global. Esto supone una información deficiente para la gestión de tesorería, como consecuencia de que el dinero que maneja la empresa no se encuentra custodiado dentro de ella. La época en que el dinero efectivo se mantenía dentro de la empresa pasó a la historia hace ya mucho tiempo.

Hoy en día, los canales y medios de cobro y pago se han especializado y su gestión ha quedado en manos de las entidades financieras, en dónde se encuentra el dinero de la empresa, en una o varias cuentas corrientes; siendo habitual que las empresas trabajen con más de una entidad financiera.

La existencia de multiplicidad de bancos y de cuentas corrientes hace que la posición global expresada por el presupuesto de tesorería deba concretarse más, para permitir una gestión adecuada del flujo monetario en la empresa. Pudiendo afirmarse que es tan importante el detalle del nivel de fondos diario como su volumen global.

En efecto, no es lo mismo que en un momento determinado sobren en la empresa 100.000 ptas., como consecuencia de que sobren 50.000 ptas. en un banco y 50.000 ptas. en otro, a que dicha posición se produzca como resultado de existir un exceso de 200.000 ptas. en un banco y un defecto de 100.000 ptas. en otro.

Por todo ello la posición de tesorería supone distinguir, dentro del saldo diario generado en la empresa, como se distribuye el dinero en las distintas cuentas de los distintos bancos con los que trabaja la empresa, si en un banco existiera más de una cuenta.

Pero no acaba aquí la necesidad de detalle o concreción, puesto que al estar tratando de cuentas bancarias se hace necesario contemplar la visión de disponibilidad de los fondos, concepto in­corporado por las entidades financieras. Esto quiere decir que ingresar un documento en una cuenta corriente no significa poder disponer de ese dinero; ni tampoco pagar contra una cuenta corriente presupone una salida inmediata de dinero de la misma.

El funcionamiento, por ejemplo, del circuito de ingreso consiste en que la entidad financiera con la que se mantiene la cuenta corriente, al recibir un documento para su ingreso, lo que hace es reflejar ese hecho: la recepción de un documento. Hasta que dicho documento no se transforme en dinero no se puede afirmar que se dispone efectiva­mente de los fondos.

La diferencia en el tiempo existente entre la fecha de ingreso de los documentos y la fecha de disposición de los fondos es lo que se denomina valoración bancaria. De hecho la valoración es el tramo final del circuito de ingreso.

La existencia de dicha valoración tiene su explicación en el proceso de compensación que debe realizar la entidad financiera para canjear los documentos por dinero. La regla básica de funcionamiento consiste en que los documentos se deben compensar en su lugar de origen, con lo que hay que realizar un proceso de envío de informa­ción a una cámara de compensación, dónde se intercambian las posiciones entre las distintas entidades financieras.

La valoración de una operación en cuenta corriente depende del medio de cobro/pago utilizado -no es lo mismo ingresar un cheque que dinero en efectivo- y de las condiciones de valoración pactadas con el banco, aunque exista, establecido por el Banco de España, un marco de referencia.

El Banco de España regula, mediante circulares, los valores máximos de valoración que las entidades pueden aplicar a los distintos documentos, siendo posible negociar con las mismas reducciones a dichos valores máximos.

A fin de cuentas, la posición de tesorería supone la integración de todos y cada uno de los movimientos de fondos que se producen a diario en las cuentas corrientes de una empresa, para obtener una visión lo más completa y detallada posible del nivel de fondos existente en tesorería. Supone el acercamiento a la posición global indicada por el presupuesto mensual de tesorería pero recorriendo el camino en sentido contrario, desde el detalle hacia el conjunto, en lugar del conjunto al detalle, como en el presupuesto.

Principios básicos de gestión de la posición

1.     Manejar el saldo en fecha valor, puesto que es en fecha valor cuando los cobros y los pagos que se producen en una cuenta corriente son efectivamente disponibles.

      Hay que huir del saldo en fecha operación -entendiendo como fecha operación aquella en que se realiza la operación, de cobro o pago, sobre la cuenta corriente-, saldo que se refleja en el extracto bancario. Con mayor motivo aún, no es aceptable el saldo contable reflejado en las cuentas de bancos de la contabilidad de la compañía, que recoge aquellos movimientos de dinero que se encuentran debidamente documentados -desde la óptica patrimonial de la compañía.

                                                                               

Tanto uno como otro no reflejan la realidad de los fondos disponibles, puesto que atienden a otro criterio distinto de la disponibilidad, como es el de registro patrimonial, para el que debe existir un respaldo documental y solo admiten un tratamiento secuencial y consecutivo en el tiempo.

Mientras que el saldo en fecha operación se obtiene como consecuencia de los movimientos reflejados en el extracto bancario y el saldo contable es el resultado de las anotaciones sucesivas que se producen en la contabilidad, de acuerdo con los principios contables; el saldo en fecha valor debe calcularse a partir de los movimientos que conforman el saldo en operación, aplicándole a cada uno su valoración.

                                                                               

Según el tipo de movimiento de dinero que se esté produciendo, la valoración del mismo puede ser positiva, retrasando la fecha de efectividad respecto a la fecha de operación, o negativa, adelantándose a la fecha de operación; como se refleja en el cuadro 5.

2.     Evitar saldos en fecha valor de signo contrario, lo que los franceses denominan error de contrafase, que consiste en la coexistencia, en el mismo momento del tiempo, de saldos en fecha valor positivos y negativos.

                                                                               

Dicha circunstancia, asociada con el hecho de que los saldos positivos se remuneran a un tipo de interés muy bajo, mientras que los saldos negativos se financian a un tipo de interés muy elevado, hace que ese tipo de situación sea excesivamente onerosa, cuando con una correcta planificación se podría eliminar.

3.     Evitar traspasos, lo que puede parecer una contradicción con la anterior afirmación, puesto ¿qué mejor opción para evitar el error de contrafase, que traspasar dinero de una cuenta a otra? 

                                                                               

En realidad, lo que se está planteando es la necesidad de contemplar un horizonte de tiempo que permita anticipar la gestión y no trabajar con medidas de excepción, como pueden ser los traspasos de fondos entre cuentas bancarias, que siempre debe considerarse como la última posibilidad.

En efecto, la situación de fondos que se conoce en el mismo momento del tiempo en que se produce es difícilmente corregible y, desde luego, su corrección debe abordarse con técnicas de traslado de fondos como los traspasos.

                                                                               

Pero es posible adelantarse en el tiempo y conocer hoy cual será la posición de tesorería a tres o cuatro días vista, simplemente por el impacto de la valoración bancaria. De esta forma, puede actuarse ante la situación planteada por la posición de dos maneras:

·       Canalizando los cobros o pagos sin asignar.

·       Utilizando financiaciones alternativas que no deban movilizarse mediante traspasos de fondos, quedando los traspasos como medida de reacción ante imprevistos.

4.     Controlar la periferia, en el caso de existir más de un lugar donde se gestione la tesorería, desde la perspectiva del menor grado de control que supone para la gestión y de la dificultad añadida de la dispersión geográfica e incluso jurídica que puede incorporar.

La racionalización de los procesos y la adopción de economías de escala al manejar conjuntamente todo el dinero de una organización hace que se puedan obtener mejoras espectaculares en las condiciones con los bancos, tanto de financiación como de operación.

La rentabilidad que se puede obtener para un saldo de 10.000.000 ptas. es muy superior a la que se puede obtener para diez saldos de 1.000.000 ptas. Igualmente en cuanto a los gastos y comisiones asociados a las distintas operaciones realizadas con los bancos y, por supuesto, en cuanto a la financiación, aunque se vaya a negociar un volumen mayor de financiación. No es lo mismo negociar la financiación desde una visión de conjunto global de empresa, que como negociaciones parciales de cada área, que lógicamente obtendrán una menor garantía crediticia y unos costes superiores.

En el caso de la centralización de la tesorería hay que atender a dos tipologías de funciones distintas:

·       Funciones de gestión de tesorería, que se refieren al control de las operaciones y a la toma de decisiones sobre el volumen de fondos gestionado. La tendencia clara en estas funciones es hacia la centralización de la información, la gestión y el dinero.

·       Funciones de administración de tesorería, que engloban la realización física de las operaciones y su reflejo contable, con manejo de la documentación necesaria para ello. La tendencia en este tipo de funciones es hacia la descentralización, buscando aproximar las operaciones de movimiento de fondos a los centros que las realizan y las contabilizan.

Ahora bien, la práctica diaria parece contradecir la idoneidad de las tendencias planteadas, puesto que está demostrado que para conseguir una adecuada puesta en práctica de las decisiones tomadas sobre el dinero, éste debe estar accesible por aquel que toma las decisiones.

                                                                               

Entonces, ¿cómo tomar decisiones sobre un dinero ubicado en distintos lugares y como conseguir que éstas sean efectivas? Parece una situación de difícil solución y, en efecto, lo es si intentamos encontrar la respuesta dentro de la propia empresa. No es posible dar una respuesta adecuada. Para su resolución debemos mirar fuera de la empresa, más concretamente a las entidades que manejan los fondos y plantear con ellas alternativas de solución.

                                                                               

Estructuras de cuentas que permitan automáticamente trasladar el dinero de una cuenta hacia otra concentrando los fondos en una única cuenta gestionada por el tesorero, manejando productos bancarios como la cuenta centralizada o las cuentas de barrido. O bien, estructuras de cuentas consolidadas, que aunque no permiten centralizar los fondos, si disminuyen el impacto financiero de la situación no centralizada existente, liquidando conjuntamente todas las cuentas y compensando saldos positivos y negativos.

Solo de esta manera es posible abordar con éxito un proceso de centralización.

Tesorería saldo cero

La existencia de dinero en cuentas corrientes bancarias supone un saldo ocioso para la empresa que tiene una fácil rentabilización: dedicarlo a reducir la financiación utilizada.

Es más, la forma de analizar la situación es justamente la contraria, mantener dinero en las cuentas corrientes supone un aumento de la financiación de la compañía con el respectivo aumento de coste, lo que desde el punto de vista financiero es una situación inaceptable.

Ahora bien, mantener dinero en cuentas corrientes es una práctica habitual en las empresas para contar con dinero frente a necesidades imprevistas que pueden producirse a lo largo del día. Es decir, que la principal causa de la existencia de fondos en cuentas corrientes es por motivos de seguridad y de reserva de fondos, lo que financieramente es ineficiente.

¿Existe alguna manera de poner en práctica la teoría de la tesorería saldo cero? La solución es relativamente sencilla, pues basta con sustituir el instrumento habitual de manejo de fondos en la empresa, que es la cuenta corriente, por otro tipo de instrumento como es la póliza de crédito.

Las pólizas de crédito son instrumentos bancarios que integran dos características especificas que las hacen idóneas para cumplir esta función:

·       Permiten movilizar los fondos en una forma totalmente similar al de una cuenta corriente.

·       Suponen una financiación en la que sólo se paga por aquello que se utiliza, pudiendo utilizarse más o menos volumen de financiación según las necesidades puntuales de la empresa.

Por lo tanto, la forma de poner en práctica la tesorería saldo cero consiste en sustituir las cuentas corrientes por pólizas de crédito con disponibilidad suficiente para cumplir su función de financiación y actuar como fondo de seguridad ante situaciones imprevistas.

El dinero existente en las cuentas corrientes al poner en funcionamiento el nuevo sistema se debe dedicar a reducir el volumen de financiación existente; solo si no hubiera financiación que reducir se dedicaría dicho dinero a realizar inversiones financieras que rentabilicen dichos fondos.

3.4. Cobertura de las necesidades financieras

Como resultado de las labores de planificación abordadas al realizar el presupuesto de tesorería, se obtiene el perfil de necesidades financieras de la empresa, para el período de tiempo analizado, es decir, una curva como la reflejada en la figura 8.

Sobre la curva de necesidades financieras es posible plantearse la tipología de operaciones financieras a utilizar para cubrir dicha necesidad. Como puede apreciarse en la figura 8, se establecen tres grandes tipos de operaciones de financiación, de acuerdo con las características definidas por la curva de necesidades financieras.

Operaciones de utilización fija, es decir, operaciones que una vez dispuestas no admiten variaciones en el nivel de utilización. Son las adecuadas para cubrir necesidades de fondos estructurales durante todo el período, necesidades que se mantienen constantes a lo largo del tiempo.

Las operaciones financieras que típicamente responden a este perfil son los préstamos, que son las figuras más habituales; pero también se ajustan al mismo esquema de funcionamiento otros tipos de figuras financieras como son las emisiones de títulos (bonos, obligaciones, etc.)Figura 8

Operaciones de utilización variable, que permiten ajustar el uso de la financiación a la necesidad de fondos existente. Este tipo de financiación está especialmente indicada para cubrir necesidades de financiación que no se mantienen constantes en el tiempo, como ocurre en la figura por encima de la línea de operaciones de utilización fija.

   

A las figuras financieras que se ajustan a este perfil se las denomina habitualmente créditos de funcionamiento, siendo las más usuales las pólizas de crédito y las líneas de descuento, instrumentos que pueden adaptarse a las necesidades de financiación cambiantes.

Operaciones de reserva, que son aquellas que siendo de utilización variable, tienen otras características que las hacen reseñables. Dentro de esta categoría puede establecerse una doble catalogación de operaciones:

·       Operaciones sustitutivas, aquellas que, además de incorporar la posibilidad de una utilización variable, también tienen el coste variable. De aquí su denominación de sustitutivas, puesto que según evolucione el coste puede sustituirse la utilización de unas por otras.

   

En esta tipología de operaciones se pueden incluir las pólizas de crédito a tipo variable y las pólizas flotantes (que son pólizas de crédito en donde las disposiciones de dinero se hacen por tramos, que, una vez dispuestos, se comportan como un préstamo en el tiempo).

·       Operaciones marginales, que representan las operaciones que, siendo de utilización variable, tienen un coste muy elevado, pero cuya disposición se produce de forma casi automática. Las figuras de financiación que se ajustan típicamente a esta categoría son dos:

-       Descubierto en cuenta corriente, es decir, la posibilidad de utilizar una cuenta corriente no como depósito de fondos, sino como una forma de financiación, eso sí, a costes muy elevados.

-       Excedido en póliza de crédito, o la posibilidad de utilizar una póliza de crédito por encima de su límite, entendiendo por límite el valor máximo de disposición de financiación que tiene autorizado la operación. Es similar en su concepto al descubierto en cuenta corriente, pero adaptado a una póliza de crédito, con unos costes igualmente elevados.

Una vez definidos los distintos tipos de financiaciones que pueden utilizarse para cubrir las necesidades financieras de la empresa, es necesario abordar otra problemática de sustancial importancia en la gestión de tesorería de una empresa y que hace referencia al conocimiento del coste real de una operación de financiación, como forma de discriminar entre unas operaciones y otras.

3.5. Costes de una financiación

Cuando se aborda la problemática del cálculo del coste real de una financiación, desde la perspectiva de la gestión de tesorería, hay que tener presente que los objetivos a cubrir con dichos cálculos son los siguientes:

·       Proporcionar un valor del coste de una financiación que permita decidir su contratación frente a otras, basado en un criterio de mínimo coste.

·       Establecer, a la hora de utilizar unas líneas de financiación u otras, entre las disponibles, el criterio de coste en que cimentar dicha decisión.

·       Decidir, al comparar la financiación bancaria con otras fuentes de financiación en la empresa (clientes, proveedores, etc.), cuáles son las mejores opciones, siempre desde la perspectiva de su coste.

Para ello, debe establecerse primero cual será la expresión del coste que se adopta como base de expresión para todos los cálculos que puedan realizarse.

Se entiende que la forma de expresión universal para los costes de una financiación es el porcentaje anual vencido, es decir, suponer un solo pago, por todos los conceptos que integran el coste, una vez al año, a final de año.

Tras definir la forma de expresar el cálculo del coste, para dar respuesta a los distintos objetivos planteados no deben manejarse siempre los mismos conceptos de coste; de hecho se está haciendo referencia a dos conceptos de coste distintos: el coste efectivo y el coste de utilización.

Coste efectivo de una financiación

Desde una perspectiva ajena a la tesorería, puede asociarse el coste efectivo o real de una financiación con su interés nominal. Actuar de esa manera hace que no se consideren otros componentes de coste que pueden influir sustancialmente en el coste que efectivamente representa la operación.

Debido a ello, es necesario utilizar una metodología, de cálculo del coste efectivo que incorpore todos los componentes de coste y exprese dicho coste en el estándar definido.

La principal dificultad a la hora de calcular el coste efectivo surge de la identificación de los distintos componentes de coste que aparecen en una financiación. En una doble vertiente:

·       La enumeración de todos y cada uno de los distintos componentes de coste, entendiendo por componente de coste todo aquello que supone un pago en cualquier momento a lo largo de la vida de la operación.

·       La identificación de cada componente de coste en cuanto a su valor, periodicidad, base de cálculo, momento de pago y todo aquello que pueda determinarlo.

En cuanto a obtener la lista o censo de los componentes de coste de una operación financiera, habrá que realizar un análisis minucioso de las condiciones de la misma para localizar todo aquello que represente un desembolso de dinero asociado a la operación.

Suele ser habitual que cada tipo de operación financiera tenga un determinado conjunto de componentes de coste que son naturales, pero eso no quiere decir que no pueda incorporar otros específicos para la operación que en un determinado caso se trate.

Sin ánimo de exhaustividad, se repasan a continuación los componentes de coste más habituales en las operaciones de financiación, haciendo mención de sus expresiones más usuales.

·       Interés: es el componente de coste más importante de todos los que intervienen para conformar el coste efectivo de una operación financiera. Se suele representar como un porcentaje que, aplicado sobre el capital de la operación, permite obtener los pagos periódicos que por dicho concepto deben satisfacerse. Aunque, además del valor de dicho porcentaje, deben precisarse también:

-       La periodicidad de pago de intereses.

-       El momento del período fijado en que éstos deben pagarse.

Así, puede hablarse de un interés del 10% anual, liquidable trimestralmente por anticipado, o de un 11% anual vencido, liquidable mensualmente.

La importancia de tales términos hace qué, al expresar en forma homogénea (porcentaje anual vencido) un mismo tipo de interés nominal con distintas periodicidades de liquidación y momentos de pago, represente valores muy distintos, como puede apreciarse en el ejemplo representado en el cuadro 6.

Como regla general, debe considerarse como más ventajosa aquella modalidad de tipo de interés que haga que sus pagos estén lo más distanciados en el tiempo del momento de la contratación.

   

Realizar pagos parciales de interés a lo largo del año implica que se deja de disponer de dichos importes, que podrían rentabilizarse empleándose en otros usos.

·       Comisión inicial: también denominada comisión de apertura, comisión de inicio o comisión de formalización. Es un importe asociado a los gastos administrativos de formalización de la operación por parte de la entidad financiera.

Su expresión habitual es de un porcentaje sobre el nominal de la operación, siendo su pago único al principio de la operación.

El efecto de la comisión inicial es de una disminución del importe efectivo disponible, ya que su cuantía se deduce del capital nominal de la operación.

·       Corretaje: este componente de coste está asociado a la formalización del contrato en un documento público, que debe estar intervenido por un fedatario público, que a los efectos de estas operaciones pueden ser notarios o agentes de cambio y bolsa o corredores de comercio, motivo por el que, en algunos casos se le denomina gastos de intervención.

Al igual que en el caso de la comisión inicial, el corretaje supone una disminución efectiva del importe a disponer por el contratante de la operación.

   

Su pago es único al inicio de la operación, y su expresión un porcentaje sobre el capital de la operación, variable según plazo o importe, en función del fedatario público que intervenga la operación: los notarios aplican una escala sobre el importe de la operación, mientras que los agentes de cambio y bolsa y los corredores de comercio aplican una escala, básicamente, sobre el plazo.

Existe una posibilidad de eliminar el coste asociado a este concepto, que consiste en formalizar la operación en documento privado en lugar de en documento público, no siendo necesaria su intervención por un fedatario público.

·       Comisión de disponibilidad: esta comisión está asociada a la no utilización del importe total en las operaciones de crédito, motivo por el que también se la denomina comisión de no disposición o no utilización.

Tiene, habitualmente, carácter de comisión trimestral, aplicándose sobre el importe no dispuesto. Su liquidación se produce conjuntamente con los intereses de la operación, razón por la que puede verse expresada como porcentaje anual.

Aunque su aplicación es característica de las operaciones de crédito, también puede aplicarse en aquellas operaciones de préstamos rápidos en las que existe un período de disposición del importe del mismo; en ese caso, suele aplicarse una comisión de disponibilidad sobre las cantidades no dispuestas.

·       Comisión de descubierto o excedido: cuando en las operaciones de crédito se produce un exceso de disposición, sobrepasando el límite, o en las cuentas corrientes se incurre en un saldo negativo, ambas situaciones constituyen una concesión de crédito automática por parte de la entidad financiera.

La concesión de dicho crédito puede llevar aparejada una comisión de apertura de crédito -comisión de descubierto en las cuentas corrientes o comisión de excedido en las pólizas de crédito-, que normalmente se expresa como un porcentaje sobre el mayor descubierto o excedido producido en el período de liquidación.

Acerca de este tipo de comisión es conveniente hacer dos puntualizaciones importantes:

-       Su aplicación debe ser pactada y estipulada en contrato firmado por ambas partes.

-       No debe aplicarse a los descubiertos o excedidos producidos como consecuencia de la valoración de las operaciones bancarias efectuadas sobre dichas cuentas,

Sin el cumplimiento de esos dos requisitos esta comisión es siempre reclamable a la entidad financiera que la aplique.

·       Gastos de estudio: se producen al inicio de la vida de la operación y constituyen un pago único, según una escala, que se realiza independientemente de la concesión de la operación.

·       Comisión de servicio: en las operaciones de largo plazo suele aparecer un tipo de comisión denominada de servicio o servicios generales, asociada a la gestión y administración de la operación por parte de la entidad financiera.

Su expresión habitual es de un importe fijo o un porcentaje sobre el nominal de la operación o sobre el capital vivo, liquidable anualmente, aunque también puede darse semestralmente o trimestralmente, y por períodos vencidos.

·       Timbres: este coste se deriva de la aplicación del impuesto de Actos Jurídicos Documentados sobre los efectos comerciales utilizados como soporte de la operación financiera, ya sea de préstamo, crédito o descuento.

Su valor gira sobre el importe nominal de los efectos según la tarifa legal vigente, lo que hace que el coste de una operación soportada sobre efectos se vea incrementado en esa cuantía.

·       Comisión de cancelación anticipada: esta comisión se produce cuando una financiación, normalmente a largo plazo, se cancela antes de su vencimiento.

Su expresión suele ser un porcentaje sobre el capital pendiente de amortizar en el momento de cancelar anticipadamente la operación.

   

La razón de ser de esta comisión es la situación que le provoca a la entidad financiera la cancelación anticipada. El banco, cuando concede una financiación, procede a casar el calendario de devoluciones de la misma con otras, equilibrando la situación. Una cancelación anticipada desequilibra el calendario previsto, lo que puede provocar pérdidas hasta que no se equilibre nuevamente. Dichas pérdidas son las que pretende compensar esta comisión.

Los componentes de coste enunciados son los más usuales, pero en las operaciones financieras pueden existir muchos otros que incidan en mayor o menor medida sobre el coste efectivo de cada operación concreta. En toda operación financiera es preciso identificar en detalle todos los componentes de coste, estableciendo, sin ningún tipo de dudas, su valor y forma de expresión.

Tras obtener todos los componentes de coste que incorpora una financiación, se debe aplicar un método de cálculo que permita integrar toda esa información y obtener el coste efectivo de la operación, entendiendo por coste efectivo la expresión homogénea (en porcentaje anual vencido) del cociente que sobre el crédito real, representan todos los costes de la operación.

Existen distintos métodos de obtención del coste efectivo, pero el más utilizado y universal es el denominado del cash flow de la operación. Se entiende por cash flow de una operación financiera el cuadro que se obtiene como consecuencia de reflejar los distintos cobros y pagos asociados a la misma posicionados en el tiempo, de manera que pueda obtenerse un flujo monetario resultante en cada período de tiempo establecido.

Para aplicar el método del cash flow de la operación, además de establecer el número y las características de cada componente de coste que intervenga en la operación, habrá que:

·       Identificar el detalle temporal con el que desarrollar el flujo de fondos de la operación, teniendo presente que se deberá escoger aquel período de tiempo que permita obtener el mayor detalle a la hora de reflejar los movimientos de fondos asociados a la operación.

·       Establecer, tanto el nivel de utilización del capital, si la operación es de utilización variable, a lo largo de la vida de la operación, como el calendario de amortización de la misma.

Sobre el flujo de fondos de la operación obtenido se procederá a calcular el coste efectivo propiamente dicho; para ello, se aplicará un cálculo de tasa interna de rendimiento sobre el cash flow obtenido que, en el caso de una operación financiera, expresará el coste efectivo o tasa interna de coste.

Solo habrá que considerar en el cálculo del coste efectivo, como ajuste final, que la tasa interna de coste obtenida estará expresada en porcentaje sobre los períodos utilizados para desarrollar el flujo de fondos de la operación, por lo que habrá que convertirla a tasa anual vencida. Para conseguir dicho efecto se debe aplicar el principio de equivalencia de capitales de la matemática financiera, es decir, la ecuación:

 En el cuadro 7, se muestra el cálculo del coste efectivo, mediante el método del cash flow, de una póliza de crédito de 100 millones, con las condiciones indicadas y el siguiente calendario de utiliza­ción:

·       Primer trimestre    :    90 millones

·       Segundo trimestre :    50 millones

·       Tercer trimestre     :  100 millones

·       Cuarto trimestre    :    80 millones

Coste de utilización

El coste efectivo calculado es el coste integrado por todos los componentes de coste, razón por la que representa el coste total de la financiación, que debe calcularse y tenerse presente a la hora de contratar una operación, para elegir entre unas financiaciones y otras. Ahora bien, tras contratar la operación financiera, la decisión siguiente hace referencia a la utilización de la operación financiera contratada.

  

La necesidad de contratar una financiación es previa a tomar decisiones sobre su utilización, lo que implica que para decidir sobre la contratación y sobre la utilización de una operación de financiación hay que tener en cuenta distintos componentes de coste que están directamente relacionados con el momento del tiempo en que se deben tomar las distintas decisiones.

A la hora de decidir sobre la utilización de una determinada financiación hay que eliminar todos aquellos componentes de coste que se han asumido en la contratación, como necesarios para poder optar a utilizar la operación, pero que no son recuperables según el nivel de utilización de la misma. Es lo que se denominan costes hundidos, es decir, costes que hay que eliminar a la hora de tomar una decisión, porque no son recuperables y pueden influir negativamente en la toma de decisiones.

La diferencia entre el coste efectivo o de contratación y el coste de utilización, son todos aquellos componentes de coste que se producen al inicio de la operación y se pagan una sola vez al inicio. Dichos pagos son irrecuperables, independientemente de la utilización que se haga de la operación, razón por la que no deben ser incluidos en los cálculos del coste para su utilización.