Denominamos elementos de la gestión del circulante a
las distintas técnicas de gestión que lo componen. De acuerdo con lo
especificado anteriormente son:
·
Gestión
de tesorería.
·
Gestión
de clientes.
·
Gestión
de proveedores.
·
Gestión
de existencias.
2.1. Gestión de tesorería
La
gestión de la tesorería, entendida como gestión del disponible en la empresa,
supone un área de especial interés puesto que trata del manejo del dinero que
circula por la empresa.
Hace
referencia a técnicas específicas relacionadas con el tratamiento de los fondos
líquidos que, en algunos casos, pueden tener más relación con técnicas
bancarias que puramente empresariales, pero no olvidemos que las entidades
financieras son las especialistas en el tratamiento del dinero.
Por la
especificidad de sus técnicas de gestión este área se desarrollará más en
detalle más adelante, razón por la que aquí no le prestaremos mayor atención.
2.2. Gestión de clientes
Cuando
se hace referencia a la gestión financiera de clientes, se está tratando toda
la problemática asociada a la financiación concedida a los clientes, que
conforma, básicamente, las cuentas a cobrar en una empresa.
Para
situar adecuadamente la problemática asociada a estas técnicas de gestión,
sería conveniente reflexionar sobre la siguiente pregunta:
¿Qué
representa la inversión en clientes?
Los
fondos destinados a la cuenta de clientes representan, en cada momento, el
importe del crédito concedido a la empresa a sus clientes.
Se
produce una anotación en la cuenta de clientes cuando se vende y no se cobra al
mismo tiempo, produciéndose un crédito al cliente. Por crédito puede entenderse
la capacidad para adquirir bienes o servicios con un compromiso de pago posterior.
Pero, no todas las transacciones realizadas con clientes tienen las mismas
características; cada una de ellas incorpora detalles diferenciales que hacen
del conjunto de clientes un conglomerado muy especial.
Desde
el punto de vista financiero, ¿la inversión en clientes supone un activo o un
riesgo?. La respuesta a la pregunta tiene una cierta complejidad.
Hasta no hace mucho tiempo se consideraba que la
existencia de cuentas de clientes era algo muy satisfactorio para una compañía.
Las partidas de clientes representan el concepto más líquido del balance tras
las cuentas de tesorería, lo que lleva a denominarlas realizable, y mientras
que no existan problemas económicos en el entorno, no suelen existir problemas
para el cobro de las cantidades consignadas en las partidas de clientes. Ha
sido habitual valorarlas casi como dinero. Llegando a considerarlas como el
activo más valioso, ya que además representan una relación estable con los
clientes.
Pero,
en tiempos de crisis, la situación se modifica y las incidencias en los
procesos de cobro se multiplican. Es necesario empezar a analizar la inversión
realizada en clientes desde una perspectiva distinta. El riesgo de impago, o
simplemente de atraso, hacen que se deba detallar la tipología de cuentas que se
engloban bajo la acepción genérica de clientes.
Desde
la perspectiva del riesgo, las cuentas de clientes se descomponen en:
·
Clientes: las deudas de clientes
documentadas en factura y que se encuentran dentro del período normal de
crédito.
·
Efectos a cobrar: aquellas deudas que se han
documentado sobre un documento mercantil distinto de la factura, normalmente
letras de cambio o similares (genéricamente efectos).
·
Impagados: créditos concedidos a
clientes y documentados en efectos, que a su vencimiento no han sido atendidos.
·
Morosos: derechos de cobro, no
documentados en efectos, que a su vencimiento no han sido atendidos y tienen
una antigüedad considerable.
·
Fallidos: deudas vencidas y no
atendidas, de las que existen indicios ciertos de la imposibilidad de cobro.
La
ubicación de la deuda con clientes en unas u otras de las distintas cuentas que
la componen permite realizar una primera evaluación del riesgo asociado a tal
partida.
En la
actualidad, tras sufrir varias crisis económicas de distinto tipo, las
cantidades reflejadas en las cuentas de clientes se suelen evaluar más
críticamente que hace años, llegando a analizarse incluso los clientes de forma
particular.
La
conclusión del análisis de las cuentas de clientes, desde hace algunos años, es
que se ha producido una degeneración en las costumbres de cobro. Antes quien no
pagaba estaba mal visto, ahora esto no es así, acercándose peligrosamente al
extremo contrario: el que paga es porque no tiene otra alternativa.
El
crédito real a clientes
Si en la cuenta de clientes se refleja el crédito
concedido a los clientes, vamos analizar que se entiende por crédito
total o crédito real financiero aplicado a los clientes.
En la
figura 2, se representan las distintas etapas del circuito de cobro a clientes,
en dónde se establecen las distintas fases del crédito a clientes.
Desde
el momento en que se realiza la venta hasta que se produce la entrega, nos
encontramos en la etapa de suministro, muy importante, pero que, desde el punto
de vista del crédito concedido, no supone un factor relevante.
A partir de la entrega cuando se ponen en marcha los
contadores de plazo de crédito, puesto que el cliente ya tiene en su poder un
producto o servicio por el que no ha pagado. Desde ese momento hasta que se
alcance el cobro, se desarrolla el plazo que se considera como crédito
real, y que es distinto del crédito comercial, concedido al
cliente en la operación de venta, y que transcurre desde el inicio de computo
hasta la fecha de vencimiento consignada en la factura.
El inicio de computo
está reflejando el momento a partir del cual, según se ha pactado con el
cliente, se considera el crédito comercial concedido, para establecer el
vencimiento de la factura.
Tras
definir el crédito real concedido al cliente, el siguiente problema consiste en
su cálculo. Esta tarea tiene su complejidad, basada en la información de la que
se dispone para realizar los cálculos.
Tradicionalmente, cuando se habla de calcular el
crédito concedido a los clientes se procede a obtener el ratio denominado período
medio de cobro, expresado en días, cuya fórmula es la siguiente:
Para la
empresa HAL, que al terminar el año tiene en balance un saldo de clientes de
200 millones, con unas ventas de 1.000 millones, su período medio de cobro
representa 73 días.
El
plazo de crédito así calculado plantea los siguientes inconvenientes:
1.
La
cifra obtenida supone que las ventas tienen una distribución homogénea a lo
largo del año, sin atender a las posibles estacionalidades.
2.
En
el saldo de clientes se considera la operación de venta con el IVA que le
corresponde, mientras que las ventas no incorporan dicho valor.
3.
El
plazo calculado no refleja el crédito total, ya que su cálculo se inicia en el
momento en que se genera una factura, que es cuando la venta se incorpora al
saldo de clientes, despreciando toda la etapa de facturación.
Para solucionar parte de los inconvenientes
reseñados en el cálculo del período medio de cobro, se puede utilizar otro
cálculo, que consiste en obtener los días de venta contenidos en el saldo de
clientes.
Para la
empresa HAL, anteriormente estudiada, si se considera que sus ventas mensuales
durante los últimos meses del año han sido las reflejadas en el cuadro 2, el
cálculo del período de crédito por el nuevo método, realizado en el propio
cuadro, da un resultado de 88,9 días, es decir, casi tres meses.
La
diferencia existente entre los dos cálculos se debe a la estacionalidad de las
ventas.
El
crédito obtenido con el nuevo modelo, aunque más cercano a la realidad, también
tiene inconvenientes:
1.
Supone
que todos los clientes tienen unas condiciones de pago homogéneas.
2.
Tampoco
refleja el crédito total, al no contemplar la etapa de facturación, por partir
del saldo de clientes.
Como
puede apreciarse, con la información manejada no es posible obtener el crédito
real concedido al cliente. Sería necesario tener información acerca de las
entregas no facturadas a clientes e incorporarlas al cálculo realizado para
obtener una cifra más aproximada al crédito real.
Coste
del atraso
En cualquier caso, obtener el crédito real
representa solo una parte del análisis. Para comprobar si existen problemas con
el crédito de clientes es necesario comparar el crédito real con el crédito
teórico, o mejor dicho con el crédito comercial realmente ofrecido a
los clientes.
Lo habitual es que el crédito real sea superior al
crédito comercial, bien por problemas técnicos
(medio de cobro, ingreso en el banco, días fijos de pago, etc.), o por
morosidad de los clientes.
La forma
de evaluar la problemática asociada al crédito de clientes, es calcular el
coste que se produce como consecuencia del atraso en el cobro de clientes,
entendido como la diferencia entre el crédito real y el crédito comercial.
El cálculo del coste del atraso se obtiene
mediante la aplicación de la fórmula:
Si la empresa HAL, vende a todos sus
clientes con un crédito comercial de 60 días, está acumulando un retraso de 29
días; lo que significa, sobre la cifra de ventas declarada, un incremento de la
financiación de clientes de 79.452.055 ptas., y considerando un coste
alternativo de los recursos del 11%, un coste financiero de 8.739.726 ptas.
El coste alternativo de los recursos o
coste de oportunidad, representa el coste de la financiación alternativa que
habría que buscar para sustituir los fondos no recibidos. En general, el coste
alternativo es un factor dinámico que está en continúa actualización, incluso
en el transcurso del día, dependiendo de:
· El
nivel de utilización de las líneas de financiación.
· El
coste de contratación de nuevas líneas.
· La
rentabilidad obtenida de las inversiones financieras realizadas.
· El
volumen de fondos necesario.
· El
signo de los fondos requeridos (financiación o inversión)
En el caso de la empresa HAL , si ésta tuviera
agotadas sus líneas de financiación, el incremento de financiación en clientes
como consecuencia del atraso se debería medir al coste de la nueva financiación
a contratar.
Dicho atraso, además de suponer un coste
financiero adicional, está reflejando una serie de ineficacias del circuito de
cobro a clientes que deben ser subsanadas. Las ineficacias más usuales, causa
del atraso obtenido, son las siguientes:
·
Los
procesos de facturación, que en muchas ocasiones ralentizan la salida de una
factura por procesos administrativos o informáticos.
·
Los
retrasos en la tramitación de los albaranes, tanto por su transporte físico,
como por su tratamiento administrativo.
·
Las
agrupaciones de facturación, que aunque simplifican y reducen tramites
administrativos, incrementan los días de financiación a clientes (una
agrupación mensual de albaranes para generar una sola factura, genera una
financiación adicional de 15 días, suponiendo las ventas regulares a lo largo
del mes).
·
Los
medios de cobro utilizados, que no siempre son los más eficaces, lo que puede
determinar mayores o menores atrasos sobre la fecha de vencimiento.
·
Los
procesos administrativos internos de las empresas, que pueden llegar a demorar
en exceso los procesos de cobro.
·
Las
costumbres de pago de los clientes, estableciendo días fijos de pago, atrasos
sistemáticos, etc.
·
Los
canales de cobro utilizados. Es preciso ser imaginativo para definir canales de
cobro que activen los ciclos de cobro.
·
El
proceso de recobro de impagados, que contiene múltiples pasos en los que puede
ralentizarse la gestión.
La negociación de la
venta
Los factores que producen atrasos en los
cobros de clientes y, por lo tanto, amplían el período de crédito de los
clientes, están definidos con anterioridad a la gestión del crédito.
El momento en que se produce la negociación
de las condiciones que rigen durante toda la vida de la operación, es en el
momento de la venta. Razón por la que se considera muy importante que en dicha
negociación se definan, al máximo posible, todas las condiciones que influyen
sobre el crédito.
Las operaciones de venta están en manos de
la estructura comercial, que se focalizan en la labor de materializar las
operaciones, aunque no siempre definiendo en detalle todas sus condiciones.
En una operación de venta se deben fijar dos tipos
distintos de condiciones: las condiciones comerciales
y las condiciones financieras.
Por condiciones comerciales entendemos
aquellas que naturalmente se negocian
en una operación comercial, como son:
·
Precio
de los productos
·
Plazo
de crédito
·
Cantidad
de la operación
Pero igual de importantes, o más aún, son las condiciones
financieras:
·
Definición
de la fecha de inicio de computo.
·
Establecimiento
de las condiciones de agrupación de las facturas si existiera dicha modalidad.
·
Conocimiento
de los días fijos de pago de los clientes.
·
Determinación
del medio de cobro y del canal de cobro.
·
Negociación
de los descuentos por pronto pago y sus condiciones de aplicación.
La conjunción de ambos tipos de condiciones
conforma el plazo de crédito real concedido a los clientes, como se representa
en la figura 3.
